Kebanyakan Sistem = Gak Ada Sistem

Dulu aku cukup bangga bilang semua hidupku terorganisir lewat Spreadsheet. Literally semua hal aku masukin ke situ. Kuliah, kerjaan, bahkan hal-hal kecil kayak reminder bayar tagihan atau follow up orang.

Setiap sisi kehidupanku punya sheet masing-masing. Warnanya lucu, tab-nya banyak, semuanya kelihatan niat. Kadang aku sampai mikir, “Kalau ada yang ngelihat sistemku, mereka pasti mikir aku produktif banget.” 😆

Tapi kenyataannya? Aku sendiri adalah kelupaan ngerjain hal penting.

Bukan karena gak peduli, tapi karena aku LUPA buka spreadsheet-nya. Karena spreadsheet gak punya fitur buat ngingetin.Kalau aku gak buka, ya udah lewat aja gitu.

Sempat aku akalin pakai Google Calendar, tapi akhirnya jadi dua kali kerja. Udah nulis task di spreadsheet, terus bikin event lagi di calendar. Capek. Dan yang paling ngeselin? Kalau kalendernya udah keskip, dia gak muncul lagi. Jadi kadang aku ngerasa kayak hidupku penuh tools, tapi gak satu pun yang beneran nempel.

Gak semua tools populer itu worth it

Pernah juga aku mikir, apa aku perlu ganti ke Notion? Soalnya semua orang kayaknya pakai itu, dan hasil screenshot-nya tuh cantik-cantik banget.

Tapi jujur aja, pas aku buka dan nyoba bikin sistem di sana, aku langsung mikir: “Gue hidup buat kerja, atau buat ngurusin tools kerja sih?”

Jangankan buka dan nyoba, pas aku nonton tutorialnya juga udah pusing tuh sebenarnya. Haha! Maap, saya gaptek!

Belum mulai kerja, aku udah habis waktu buat ngulik tampilan. Dan akhirnya malah gak ngerjain apa-apa. Itu titik di mana aku mulai sadar: kalau sistemnya bikin capek duluan, itu bukan sistem. Itu gangguan.

Simpel, tapi beneran jalan

Gak sengaja aku nemu video YouTube yang ngebahas Apple Reminders. Aku dulu nganggep app ini gak penting banget, bahkan pernah aku hapus. Tapi ternyata pas aku coba lagi—gampang banget dipakai. Nulis task langsung, bisa kasih deadline, bisa checklist, dan yang paling penting: ada tab “Today” yang otomatis nampilin semua to-do aku dalam satu hari.

Dari situ, aku mulai bangun sistem baruku. Gak niat ribet. Gak pengin estetik. Yang penting aku bisa langsung kerja dan konsisten pakai. Akhirnya aku settle dengan tiga tools utama:

1. Apple Reminders: semua task harian masuk ke sini, dari kerjaan sampai hal sepele kayak “balikin Tupperware”.
2. Apple Notes: catatan meeting, ide konten, bahkan coretan draf tulisan. Gak harus rapi, yang penting bisa ditulis kapan aja.
3. Google Calendar: buat jadwal yang fix banget dan melibatkan orang lain, seperti meeting atau kelas online/offline.
4. (Bonus) Spreadsheet: aku tetap pakai, tapi sekarang fungsinya buat nyusun strategi atau kolaborasi bareng orang. Bukan lagi alat reminder.

Dan sistem ini tuh jalan karena aku beneran buka tiap hari, bukan cuma cantik buat di-screenshot. Wek! 😝

Sistem bagus itu bukan yang keren, tapi yang kepakai

Sekarang aku udah gak pengin kejebak di fatamorgana produktif. Aku cuma pengin kerjaan kelar, dan otakku gak penuh terus.

Banyak orang mikir produktivitas itu soal alat yang canggih. Padahal kalau kamu capek cuma buat nyiapin sistem, itu udah nguras energi duluan.

Di Atomic Habits, James Clear bilang: “You don’t rise to the level of your goals, you fall to the level of your systems.” Tapi konteksnya bukan berarti kamu harus punya sistem ribet. Justru kebalikannya—sistem yang berhasil itu adalah yang bikin kamu gak mikir dua kali buat mulai.

Dan ini juga sesuai sama prinsip implementation intention dalam Psikologi. Kita lebih mungkin ngerjain sesuatu kalau udah tahu persis kapan dan di mana kita akan melakukannya. Sistem yang bagus itu bantuin kita eksekusi tanpa perlu mikir panjang dulu. Bukan sistem yang harus kita hafalin dulu cara pakainya.

Boleh punya banyak tools, tapi ngaca dulu hehe

Aku gak akan bilang kamu harus pakai tiga tools yang sama kayak aku. Tapi kalau kamu ngerasa udah pakai 5–6 apps tapi tetap keteteran, ya mungkin masalahnya bukan kamu kurang tools. Tapi kebanyakan.

Dan kadang kita suka denial—ngerasa kita masih kurang, padahal sebenernya udah numpuk hal yang gak perlu. Sama kayak punya lemari penuh baju tapi tetap ngerasa gak punya yang bisa dipakai.

Pertanyaannya bukan “tools apa lagi ya?”

Sekarang, sebelum aku nambah tools baru, aku tanya ini ke diri sendiri:
“Aku punya waktu gak buat ngulik ini?”

Kalau jawabannya gak, ya udah. Gak usah dipakai.
Karena sistem yang gak kita buka dan gunakan, ya sama aja kayak gak punya sistem.

Kalau kamu ngerasa relate sama cerita ini, bukan berarti kamu harus ikut caraku. Tapi mungkin kamu bisa mulai mikir: apa benar sistemmu sekarang bantu kamu kerja? Atau cuma bikin kamu ngerasa sibuk?

Dan kalau kamu merasa hidupmu terlalu banyak tools tapi tetap gak jalan, mungkin waktunya bukan nambah—tapi menyederhanakan. 😉